ЗАТВЕРДЖЕНО
Керівник апарату НКРЕКП
___________ С. В. Христюк
«03» січня 2017 року
1. Загальні положення
1.1. Управління адміністративної діяльності (далі – Управління) є самостійним структурним підрозділом Національної комісії, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг (далі – Регулятор, НКРЕКП), який безпосередньо підпорядковується керівнику апарату НКРЕКП та діє відповідно до цього Положення.
1.2. У своїй діяльності Управління керується:
- Конституцією;
- законами України «Про державну службу», «Про Національну комісію, що здійснює державне регулювання у сферах енергетики та комунальних послуг», «Про доступ до публічної інформації», іншими законами України;
- актами Президента України та Кабінету Міністрів України, постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, іншими нормативно-правовими актами з питань планування, фінансування, обліку та звітності, постановами НКРЕКП, наказами та розпорядженнями Голови НКРЕКП, Положенням про Управління.
1.3. Метою діяльності Управління є встановлення єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, а також методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах НКРЕКП.
1.4. Управління має свій бланк, круглу печатку «Управління адміністративної діяльності» і штампи.
1.5. Управління має власний індекс для надходження кореспонденції.
1.6. Робота Управління проводиться відповідно до планів роботи і заходів НКРЕКП.
1.7. До складу Управління входить:
1.7.1 відділ адміністрування засідань Комісії;
1.7.2 відділ координації та узагальнення роботи Комісії;
1.7.3 загальний відділ.
2. Основні завдання Управління
2.1. Основними завданнями Управління є:
2.1.1 удосконалення форм та методів роботи з документами в НКРЕКП;
2.1.2 координація та узагальнення роботи із зверненнями громадян та запитами на публічну інформацію, які надходять до НКРЕКП;
2.1.3 узагальнення та підготовка звітної інформації по роботі із зверненнями громадян, запитами на публічну інформацію;
2.1.4 контроль та узагальнення документів з інформацією з обмеженим доступом (конфіденційною, таємною та службовою);
2.1.5 удосконалення форм та методів роботи з документами в НКРЕКП з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
2.1.6 проведення засідань НКРЕКП у формі відкритих слухань, засідань НКРЕКП у формі закритих слухань з питань, які пов'язані з інформацією з обмеженим доступом (конфіденційною, таємною та службовою), з розгляду справ про адміністративні правопорушення, згідно з Регламентом НКРЕКП. Оформлення запрошень і їх підписання для забезпечення виклику запрошених осіб на засідання НКРЕКП. Створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
2.1.7 оформлення протоколів засідань НКРЕКП усіх форм, формування доручень, прийнятих на засіданнях НКРЕКП;
2.1.8 протоколювання апаратних нарад НКРЕКП;
2.1.9 підготовка та оформлення справ для передачі до Укрдержархіву для подальшого зберігання;
2.1.10 редагування основних документів відповідно до вимог українського сучасного правопису.
3. Функції Управління
3.1. Управління відповідно до покладених на нього завдань:
3.1.1 своєчасно і якісно готує матеріали до проведення засідань НКРЕКП;
3.1.2 формує переліки питань порядку денного засідань НКРЕКП на підставі подання структурних підрозділів на затвердження, та доводить порядок денний до відома Голови та членів НКРЕКП, керівника апарату НКРЕКП, керівників структурних підрозділів НКРЕКП;
3.1.3 готує листи-запрошення учасникам засідань НКРЕКП;
3.1.4 повідомляє про порядок денний засідань НКРЕКП міністерства та відомства тощо;
3.1.5 здійснює реєстрацію учасників засідань НКРЕКП;
3.1.6 протоколює та оформлює протоколи відкритих засідань НКРЕКП;
3.1.7 надає виконавцям структурних підрозділів (за вимогою) витяги з протоколів засідань НКРЕКП щодо доручень апарату;
3.1.8 надає іншим структурним підрозділам (за поданням – на обґрунтований запит за виробничої необхідності) усі матеріали, які є в розпорядженні Управління;
3.1.9 погоджує (візує) проекти постанов та розпоряджень щодо їх відповідності рішенням, прийнятим на засіданні НКРЕКП;
3.1.10 здійснює облік основних документів, постанов і розпоряджень;
3.1.11 здійснює централізоване прийняття, реєстрацію, обліку вхідної кореспонденції;
3.1.12 попередньо розглядає вхідні документи та розподіляє їх на такі, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом або направляються безпосередньо до структурних підрозділів;
3.1.13 оформлює, реєструє, веде облік та зберігання розпорядчих документів з основної діяльності НКРЕКП, формує їх у справи;
3.1.14 надає методичну допомогу у питаннях оформлення розпорядчих документів;
3.1.15 приймає, реєструє та попередньо розглядає письмові заяви, звернення, скарги громадян, контролює дотримання встановленого терміну їх розгляду, аналізує стан роботи із зверненнями громадян та особистого прийому громадян керівництвом НКРЕКП, розробляє і вносить пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;
3.1.16 приймає, реєструє та веде облік запитів на інформацію, що надійшли за допомогою засобів поштового та електронного зв'язку, факсом, або подані по телефону, усно чи особисто до НКРЕКП та відповідає на них;
3.1.17 складає звіти щодо задоволення запитів на інформацію;
3.1.18 приймає та реєструє вхідну та вихідну кореспонденцію з грифом обмеження «Для службового користування»;
3.1.19 складає зведену номенклатуру справ НКРЕКП;
3.1.20 надає методичну допомогу структурним підрозділам НКРЕКП з питань систематизації, комплектації і оформлення у справи документів та складає акти про їх передання на зберігання до архіву НКРЕКП або знищення;
3.1.21 організовує в установленому Укрдержархівом порядку користування архівними документами НКРЕКП, видає архівні довідки, копії, витяги з документів юридичним особам і громадянам;
3.1.22 готує і передає документи Національного архівного фонду до Укрдержархіву.
4. Права Управління
4.1. Управління має право:
4.1.1 вимагати від працівників НКРЕКП дотримання вимог єдиного порядку роботи з документами;
4.1.2 робити запити до керівників департаментів, управлінь та самостійних відділів, секторів щодо надання інформації, необхідної для виконання функцій, покладених на Управління;
4.1.3 повертати виконавцям документи та вимагати їхнього доопрацювання у випадку порушення встановлених вимог;
4.1.4 розпоряджатися всіма матеріальними та майновими цінностями Управління в межах і в порядку, установленому діючими правилами.
4.2. Покладення на Управління завдань, не передбачених цим Положенням, і таких, що не стосуються питань Управління, організаційного розвитку та державної служби, не допускається.
5. Керівництво діяльністю Управління
5.1. Управління очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату НКРЕКП в установленому законодавством порядку.
5.2. На посаду начальника Управління призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України «Про державну службу».
5.3. На посаду начальника Управління, призначається особа з вищою освітою, з досвідом роботи на посадах державної служби категорій «Б» чи «В» або досвідом служби в органах місцевого самоврядування, або досвідом роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше двох років, з вільним володінням державною мовою.
5.4. Начальник Управління має заступника начальника управління – начальника відділу координації та узагальнення роботи Комісії, заступника начальника управління – начальника відділу адміністрування засідань Комісії, начальника загального відділу. Начальник Управління розподіляє обов'язки між заступником начальника управління – начальником відділу координації та узагальнення роботи Комісії, заступником начальника управління – начальником відділу адміністрування засідань Комісії та начальником загального відділу, виходячи із покладених завдань і функцій.
5.5. Начальник Управління:
5.5.1 організовує, спрямовує і контролює роботу Управління, забезпечує виконання в установлені строки завдань та доручень керівника апарату НКРЕКП, Голови та членів НКРЕКП;
5.5.2 забезпечує в межах своєї компетенції реалізацію державної політики стосовно державної таємниці, контроль за її зберіганням в Управлінні;
5.5.3 підписує запрошення на засідання НКРЕКП у формі відкритих слухань;
5.5.4 забезпечує виконання завдань, мобілізаційної підготовки та мобілізаційної готовності НКРЕКП у межах визначених повноважень;
5.5.5 підписує та візує документи з питань, що належать до компетенції Управління;
5.5.6 завіряє копії документів НКРЕКП печаткою Управління;
5.5.7 контролює роботу з документами з грифом обмеження «Для службового користування»;
5.5.8 готує подання на розгляд керівнику апарату НКРЕКП про призначення, переміщення або звільнення працівників Управління, заохочення та стягнення;
5.5.9 подає пропозиції щодо зміни структури Управління, підбору, розстановки та підвищення кваліфікації кадрів.
5.6. Начальник Управління здійснює керівництво структурним підрозділом та несе персональну відповідальність за його роботу.
5.7. У разі тимчасової відсутності начальника Управління (відрядження, хвороба, відпустка та інші поважні причини) його обов'язки виконує заступник начальника управління – начальник відділу координації та узагальнення роботи Комісії. У разі тимчасової відсутності начальника Управління та заступника начальника управління – начальника відділу координації та узагальнення роботи Комісії, обов'язки виконує заступник начальника управління – начальник відділу адміністрування засідань Комісії. У разі тимчасової відсутності начальника Управління, заступників начальника управління – начальників відділів, обов'язки начальника Управління виконує начальник загального відділу Управління в установленому порядку та в межах визначених повноважень за наказом керівника апарату НКРЕКП.
6. Відповідальність
6.1. Начальник та працівники Управління відповідають за неякісне або несвоєчасне виконання посадових (робочих) завдань та обов'язків, бездіяльність або невикористання наданих прав.
6.2. Начальник та працівники Управління, які є державними службовцями відповідають за порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов'язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.
6.3. У інших випадках, визначених законами України, працівники Управління несуть відповідальність відповідно до законодавства.
7. Взаємовідносини
7.1. Управління адміністративної діяльності у своїй практичній роботі будує взаємини з іншими структурними підрозділами НКРЕКП на основі принципів ділового співробітництва, спрямованого на успішне виконання основних завдань НКРЕКП.
7.2. Отримує у встановлені терміни та надає необхідні документи, інформацію, яка не містить грифа «Таємно» та «Для службового користування».
Начальник Управління адміністративної діяльності
Т. Г. Соловей